Online-Registrierkasse 2026 — wen betrifft die Pflicht

Rechtsgrundlage

Die Pflicht zur Nutzung von Registrierkassen ergibt sich aus Art. 111 des VAT-Gesetzes (Dz.U. 2024 Pos. 361 konsolidierte Fassung). Den detaillierten Katalog der Branchen und Tätigkeiten mit unbedingter Registrierungspflicht legt die Verordnung des Finanzministers vom 24. November 2023 über die Befreiungen von der Pflicht zur Führung der Verkaufsaufzeichnungen mittels Registrierkassen (Dz.U. 2023 Pos. 2605) fest, novelliert durch die Verordnung vom 18. Dezember 2025 mit Wirkung ab 1. Januar 2026.

Online-Kassen (sog. Kassen mit elektronischer Kopiespeicherung und Datenübertragung an das CRK — Centralne Repozytorium Kas, das zentrale Kassenregister) sind seit dem 1. Januar 2023 der einzig zulässige Kassentyp. Alte Kassen mit Papier- oder elektronischer Kopiespeicherung dürfen nicht mehr verwendet werden — ihr Austausch musste spätestens bis zum 31. Dezember 2022 erfolgen.

Branchen mit Kassenpflicht unabhängig vom Umsatz

Unabhängig vom Umsatz ist eine Kasse unter anderem erforderlich bei: Kfz-Werkstätten, Friseuren, Kosmetikerinnen, Ärzten, Rechtsanwälten, dem Verkauf von LPG, Kraftstoffen, Elektronik, Parfüm, Tabak und Alkohol. Ab 2026 kommen IT-Reparaturen, Tierpflegesalons und die Gastronomie (mit Ausnahme von B2B-Catering) hinzu.

Vollständige Liste der Branchen und Tätigkeiten mit Kassenpflicht unabhängig vom Umsatz im Jahr 2026:

Gruppe	Beispielhafte Tätigkeiten / PKWiU	Pflicht seit
Kfz-Branche	Fahrzeugreparatur, Reifenwechsel, Ersatzteilverkauf (PKWiU 45.20)	2015
Persönliche Dienstleistungen	Friseurhandwerk, Kosmetik, Tätowierung	2015
Medizin	Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten	2015
Recht und Beratung	Rechtsanwälte, Rechtsberater, Notare, Steuerberater	2015
Kraftstoffe und LPG	Einzelhandelsverkauf von Kraftstoffen, LPG-Gas	2015
Elektronik und Parfüm	Computer, Telefone, Fotoapparate, Parfüm, Eau de Toilette	2015
Tabak und Alkohol	Alkoholische Getränke, Tabakerzeugnisse	2015
Gastronomie	Gastronomische Dienstleistungen (mit Ausnahme von B2B-Catering)	2021
Fitness und Freizeit	Fitnessstudios, Fitnessclubs, Sportanlagen	2021
IT-Reparaturen (neu)	Service für Computer, Drucker, Smartphones	2026
Tierpflege (neu)	Grooming, Tierhotels, Hunde-Spa-Salons	2026

Hinweis: Wenn Sie eine Tätigkeit aus der obigen Liste ausüben, bedeutet bereits ein einziger Zloty Umsatz mit einer natürlichen Person ohne Gewerbetätigkeit die Kassenpflicht — ohne Umsatzschwelle.

Befreiungsgrenze 20 000 PLN — wen betrifft sie

Alle übrigen Unternehmer sind bis zu einem Jahresumsatz von 20 000 PLN mit natürlichen Personen befreit (anteilig im ersten Geschäftsjahr). Nach Überschreitung haben Sie 2 Monate Zeit für die Installation. B2B-Verkäufe mit Rechnung werden nicht auf die Grenze angerechnet.

Anteilige Berechnung der Grenze

Wenn Sie Ihre Tätigkeit im Laufe des Jahres aufnehmen, wird die Grenze anteilig zur Anzahl der Geschäftstage im jeweiligen Steuerjahr berechnet:

Grenze = 20 000 PLN × (Anzahl der Geschäftstage im Jahr / 365)

Praktisches Beispiel

Anna hat am 1. Juli 2026 ein Fotostudio eröffnet. Ihre Grenze für 2026 beträgt:

20 000 PLN × (184 / 365) = 10 082 PLN

Bis zum 30. September erreichte sie 10 500 PLN B2C-Umsatz. Die Überschreitung trat ein, daher hat sie bis zum 30. November 2026 Zeit, eine Online-Registrierkasse zu installieren (2 Monate ab Ende des Monats, in dem die Grenze überschritten wurde).

Was wird auf die Grenze angerechnet und was nicht

Wird angerechnet	Wird nicht angerechnet
Warenverkauf an natürliche Personen (B2C)	Verkauf an Unternehmen mit VAT-Rechnung (B2B)
Dienstleistungen für natürliche Personen	Verkauf von Anlagevermögen
Anzahlungen und Vorauszahlungen von natürlichen Personen	Innergemeinschaftliche Lieferungen (WDT)
B2C-Versandhandel (bei Barzahlung bei Lieferung)	Verkauf mit Banküberweisung, wenn aus den Aufzeichnungen die Käuferdaten hervorgehen (Befreiung gemäß §2 Abs. 1 der Verordnung)

Schritt für Schritt: Einführung einer Online-Registrierkasse

1. Prüfen Sie, ob Ihre Branche auf der Pflichtliste steht — falls ja, überspringen Sie die Grenzwertanalyse und installieren Sie die Kasse sofort.
2. Berechnen Sie den B2C-Umsatz — summieren Sie die Verkäufe an natürliche Personen im laufenden Jahr (anteilig, falls es das erste Jahr ist).
3. Wählen Sie eine Kasse — sie muss über eine Zulassung (GUM-Entscheidung, d. h. des Hauptamtes für Maße) und ein Kommunikationsmodul für das CRK verfügen. Beliebte Modelle: Posnet Ergo Online, Novitus Next Online, Elzab Jota Online.
4. Fiskalisierung — ein Servicetechniker führt die Fiskalisierung durch (Vergabe der eindeutigen Nummer) und registriert die Kasse im CRK.
5. Melden Sie die Kasse beim Finanzamt an — füllen Sie das Online-Formular auf podatki.gov.pl aus oder reichen Sie es in Papierform beim Finanzamt innerhalb von 7 Tagen nach der Fiskalisierung ein.
6. Beantragen Sie die ulga (Steuervergünstigung) von 700 PLN — in der VAT-7/VAT-7K-Erklärung für den Zeitraum, in dem die Registrierung begonnen wurde.
7. Achten Sie auf die technischen Überprüfungen — alle 2 Jahre ist eine Pflichtüberprüfung vorgeschrieben (Art. 111 Abs. 3d des VAT-Gesetzes). Fehlende Überprüfung = Verlust des Anspruchs auf die ulga und Geldstrafe.

Kosten und Steuervergünstigung für den Kassenkauf

Online-Kasse: 1 200–2 500 PLN netto + Abonnement 15–30 PLN/Monat für die Datenübertragung an das CRK. Das Finanzamt erstattet 90 % der Anschaffungskosten, maximal 700 PLN, bei fristgerechter Anmeldung. Fehlende Kasse = Sanktion von 30 % der VAT auf den nicht dokumentierten Umsatz.

Kostenvergleich von Online-Registrierkassen im Jahr 2026

Modell	Nettopreis	CRK-Abonnement	Ulga netto (90 %, max. 700 PLN)	Kosten 1. Jahr nach ulga
Posnet Ergo Online	1 350 PLN	20 PLN/Monat	700 PLN	890 PLN
Novitus Next Online	1 600 PLN	25 PLN/Monat	700 PLN	1 200 PLN
Elzab Jota Online	2 200 PLN	15 PLN/Monat	700 PLN	1 680 PLN
Virtuelle Kasse (Tablet + App)	800 PLN (Lizenz)	30 PLN/Monat	700 PLN	460 PLN

Voraussetzungen für die ulga von 700 PLN

• Die Kasse verfügt über eine gültige GUM-Entscheidung (Zulassung) und ein Modul zur Datenübertragung an das CRK.
• Der Steuerpflichtige hat die Registrierung innerhalb der vorgeschriebenen Frist begonnen (nicht verspätet).
• Die Kasse wurde innerhalb von 7 Tagen nach der Fiskalisierung beim zuständigen Finanzamt angemeldet.
• Der Betrag der ulga wird in der Erklärung VAT-7 (Pos. 52) oder VAT-7K abgezogen. Von der VAT befreite Steuerpflichtige erhalten die Erstattung auf Antrag auf ihr Bankkonto (Frist: 25 Tage).

Virtuelle Kassen — Neuheit 2026

Seit dem 1. Februar 2026 gilt eine Verordnung, die virtuelle Kassen (softwarebasiert) in folgenden Branchen zulässt: Gastronomie, Personenbeförderung, Hoteldienstleistungen und Ticketverkauf. Eine virtuelle Kasse ist eine zertifizierte Anwendung auf einem Tablet oder Smartphone, die mit dem CRK verbunden ist — ein separates Fiskalgerät ist nicht erforderlich. Die Kosten sind geringer (ca. 800 PLN Lizenz + Abonnement), allerdings ist sie ausschließlich in den in der Verordnung genannten Branchen zulässig.

Häufigste Fehler bei der Einführung einer Kasse

• Zu späte Installation — der Unternehmer wartet bis zum letzten Tag der Frist und schafft die Fiskalisierung nicht rechtzeitig. Folge: Sanktion von 30 % VAT.
• Fehlende Datenübertragung an das CRK — die Kasse muss sich mindestens einmal täglich mit dem CRK verbinden. Eine Unterbrechung von über 48 Stunden erfordert eine Meldung an den Service und das Finanzamt.
• Falscher VAT-Satz auf dem Kassenbon — z. B. Anwendung von 8 % statt 23 % bei kosmetischen Dienstleistungen. Das Finanzamt wertet dies als fehlerhafte Aufzeichnung.
• Fehlende technische Überprüfung — wenn Sie die Überprüfung nicht alle 2 Jahre durchführen lassen, verlieren Sie den Anspruch auf die ulga und müssen 700 PLN zurückzahlen.
• Ausstellung von Kassenbons mit NIP über 450 PLN — ein Kassenbon mit NIP (Steueridentifikationsnummer) des Käufers bis 450 PLN gilt als vereinfachte Rechnung. Oberhalb dieses Betrags sollte der Kunde eine vollständige Rechnung verlangen.
• Fehlende NIP auf dem Kassenbon bei Rechnungsanforderung — seit 2020 kann eine Rechnung zu einem Kassenbon nur ausgestellt werden, wenn der Bon die NIP des Käufers enthielt. Fehlt sie, wird die Rechnungsausstellung verweigert.

Sanktionen bei fehlender Registrierkasse

Die Konsequenzen sind empfindlich und vielschichtig:

Art der Sanktion	Rechtsgrundlage	Folge
Zusätzliche Steuerschuld von 30 % VAT	Art. 111 Abs. 2 des VAT-Gesetzes	30 % der Vorsteuer aus Einkäufen — kein Recht auf VAT-Abzug bei Einkäufen im Zusammenhang mit nicht registriertem Umsatz
Geldstrafe (KKS — Steuerstrafgesetzbuch)	Art. 62 §1 KKS	Geldstrafe bis zu 180 Tagessätze (2026 max. ca. 5,4 Mio. PLN)
Bußgeld im Mandatsverfahren	Art. 62 §5 KKS	Bis zu 7 200 PLN (das 5-Fache des Mindestlohns / 10)
Verlust des Anspruchs auf die ulga	Art. 111 Abs. 6 des VAT-Gesetzes	Pflicht zur Rückzahlung der ulga von 700 PLN + Zinsen

Termine 2026 — Kalender

Termin	Ereignis
1. Januar 2026	Erweiterung der Pflichtbranchenliste (IT-Reparaturen, Grooming, vollständige Gastronomie)
1. Februar 2026	Inkrafttreten der Vorschriften über virtuelle Kassen
2 Monate nach Überschreitung der Grenze	Frist für die Kasseninstallation nach Überschreitung von 20 000 PLN B2C
7 Tage nach Fiskalisierung	Anmeldung der Kasse beim zuständigen Finanzamt
Alle 2 Jahre ab Fiskalisierung	Obligatorische technische Überprüfung der Kasse
25. Tag des Monats nach dem Quartal/Monat	Abzug der ulga in der Erklärung VAT-7 / VAT-7K

FAQ — Häufig gestellte Fragen

Erfordert der Verkauf auf Allegro eine Registrierkasse?

Ja, wenn Sie an natürliche Personen verkaufen und die Grenze von 20 000 PLN überschreiten (oder eine Tätigkeit aus der Pflichtliste ausüben). Ausnahme: Verkauf ausschließlich mit Banküberweisung, wenn die Aufzeichnungen die Identifizierung des Käufers ermöglichen — dann gilt die Befreiung gemäß §2 Abs. 1 der Verordnung.

Kann ich eine Registrierkasse mit Fiskaldrucker statt einer Online-Kasse verwenden?

Nein. Seit 2023 sind ausschließlich Online-Kassen mit Datenübertragung an das CRK zulässig. Fiskaldrucker, die mit einem Computer zusammenarbeiten, gelten weiterhin als Kassen — müssen aber über ein Online-Modul verfügen.

Was passiert, wenn das Internet im Geschäft ausfällt?

Die Kasse speichert die Daten im internen Speicher und überträgt sie nach Wiederherstellung der Verbindung an das CRK. Die zulässige Unterbrechung beträgt 48 Stunden. Bei längerer Dauer müssen Sie den Ausfall dem Service und dem Finanzamt melden.

Ist für private Vermietung eine Kasse erforderlich?

Die private Vermietung (außerhalb der Gewerbetätigkeit) an natürliche Personen genießt eine sachliche Befreiung (§2 Abs. 25 der Verordnung). Eine Kasse ist unabhängig vom Betrag nicht erforderlich — vorausgesetzt, der gesamte Umsatz wird durch Rechnungen oder Verträge mit Mieterdaten dokumentiert.

Muss ich einen Kassenbon drucken, wenn der Kunde einen E-Bon möchte?

Seit dem 15. September 2023 kann der Steuerpflichtige einen E-Bon (e-paragon) versenden (mit Zustimmung des Käufers) — der elektronische Bon ist dem Papierbon gleichgestellt. Voraussetzung: Die Kasse muss die E-Bon-Funktion unterstützen, und der Käufer muss vor der Transaktion zustimmen.

Wie hoch ist die Strafe bei fehlender Registrierkasse?

Neben der Sanktion von 30 % VAT droht eine Geldstrafe nach dem KKS (Steuerstrafgesetzbuch) — im Mandatsverfahren bis zu 7 200 PLN, im Gerichtsverfahren bis zu 180 Tagessätze (2026 beträgt der Tagessatz 130–43 380 PLN, sodass die Höchststrafe über 5 Mio. PLN beträgt — derart strenge Strafen betreffen jedoch extreme Fälle).

Zusammenfassung

Prüfen Sie, ob Ihre Branche nicht der unbedingten Kassenpflicht unterliegt. Wenn Sie sich der Grenze von 20 000 PLN B2C-Umsatz nähern, planen Sie die Kasse einen Monat im Voraus. Denken Sie an die fristgerechte Anmeldung beim Finanzamt und die Beantragung der ulga von 700 PLN — das sind echte Einsparungen bei der Einführung. Regelmäßige technische Überprüfungen alle 2 Jahre und eine störungsfreie Datenübertragung an das CRK gewährleisten, dass Sie Sanktionen vermeiden und Ihr Recht auf VAT-Abzug behalten.