Reklamacja od kontrahenta — jak rozliczyć VAT i wystawić korektę 2026

Sytuacje wymagające faktury korygującej

• Reklamacja jakościowa — wadliwy towar, klient zwraca
• Niezgodność ilościowa — dostawa mniejsza niż na fakturze
• Pomyłka w cenie — np. źle wpisana stawka VAT
• Częściowy zwrot — klient zwraca część zamówienia
• Rabat udzielony po sprzedaży — np. za szybką płatność
• Zmiana stawki VAT — bardzo rzadko, ale się zdarza

Procedura wystawienia korekty (sprzedawca)

1. Otrzymanie reklamacji — pisemnej (e-mail, list)
2. Akceptacja reklamacji — decyzja o zwrocie / rabacie
3. Wystawienie faktury korygującej — w KSeF (od kwietnia 2026 obowiązkowo)
4. Faktura zawiera: numer korekty, datę, odniesienie do oryginalnej faktury, kwotę zmiany
5. Przesłanie kupującemu — przez KSeF lub bezpośrednio
6. Korekta JPK_V7M — w bieżącym okresie rozliczeniowym (nie wstecz!)

Korekta in minus vs in plus

Korekta in minus (zmniejszenie) — zwrot, rabat, niezgodność na minus. Wymaga potwierdzenia od kupującego (e-mail z akceptacją wystarczy):

• Bez potwierdzenia — kupujący korektę nie uznaje, sprzedawca też nie może
• Z potwierdzeniem — obie strony korygują w bieżącej deklaracji

Korekta in plus (zwiększenie) — np. dodatkowa usługa, klient otrzymał więcej. Bez potwierdzenia od kupującego — sprzedawca koryguje natychmiast.

Procedura dla kupującego

Kupujący otrzymuje fakturę korygującą i:

1. Sprawdza zgodność z oryginalną fakturą i reklamacją
2. Akceptuje (e-mailem lub przez KSeF) — niezbędne dla korekty in minus
3. Koryguje swoją deklarację JPK_V7M — w bieżącym okresie
4. Jeśli już odliczył VAT z oryginalnej faktury — VAT odliczony spada o kwotę korekty
5. Jeśli to korekta in plus — kupujący zwiększa odliczenie

Najczęstsze błędy

• Brak akceptacji od kupującego przy korekcie in minus = sprzedawca nie może obniżyć VAT
• Korekta wstecz — w deklaracji za poprzedni miesiąc. Niewłaściwe — koryguje się w bieżącym okresie
• Brak referencji do oryginalnej faktury — formalny błąd, urząd może zakwestionować
• Korekta jako anulowanie — to NIE to samo. Anulowanie = zerowa korekta + nowa faktura. Częściowy zwrot = korekta in minus na konkretną kwotę

Trzy typy faktur korygujących

Praktyczny przykład — zwrot towaru

Sklep odzieżowy sprzedaje płaszcz za 615 zł brutto (500 zł netto + 115 zł VAT). Klient zwraca po 7 dniach w 14-dniowym oknie odstąpienia:

• Sprzedawca (Ty):
  1. Wystawiasz fakturę korygującą in minus na -500 zł netto / -115 zł VAT (przez KSeF od 1.04.2026)
  2. Zwracasz klientowi 615 zł na konto (14 dni od otrzymania towaru)
  3. W JPK_V7M za bieżący miesiąc — zmniejszasz VAT należny o 115 zł
• Kupujący (firma) — jeśli płaszcz był na cele firmowe:
  1. Przyjmuje korektę — księguje jako zmniejszenie kosztu (-500 zł) i VAT odliczonego (-115 zł)
  2. W JPK_V7M za bieżący miesiąc — koryguje wcześniejsze odliczenie VAT

Korekta synchronizuje obie strony — bez tego sprzedawca miałby nadpłaconego VAT, kupujący nieuprawnione odliczenie.

Najczęstsze błędy

• Brak potwierdzenia odbioru korekty przez kupującego — od 1.01.2022 nie wymagane, ale dobry zwyczaj (e-mail, podpis)
• Korekta po terminie 2 lat — od końca roku wystawienia faktury pierwotnej; po tym czasie wymaga zgody urzędu
• Stosowanie kursu z dnia korekty zamiast pierwotnego (przy fakturach walutowych) — błąd; zachowaj pierwotny kurs NBP
• Brak korekty u kupującego — sprzedawca koryguje, kupujący zapomina → niezgodność w deklaracjach, ryzyko kontroli krzyżowej
• Korekta podana w sposób uniemożliwiający powiązanie z fakturą pierwotną — zawsze podawaj numer i datę pierwotnej faktury

Korekta a KSeF od 1 kwietnia 2026

Po wprowadzeniu KSeF dla B2B (od 1.04.2026):

• Każda korekta B2B musi przejść przez KSeF — wystawienie poza systemem = nieprawidłowość
• Numer korekty nadawany automatycznie przez KSeF (UID)
• Kupujący odbiera korektę z KSeF — nie wymaga osobnej wysyłki
• Faktury B2C — paragon korygujący lub korekta uproszczona (poza KSeF, ale w JPK_V7M)

Podstawa prawna

• Art. 106j ustawy o VAT — kiedy wystawia się fakturę korygującą
• Art. 29a ust. 13-15 ustawy o VAT — moment zmniejszenia podstawy opodatkowania
• Ustawa o prawach konsumenta, art. 27 — 14-dniowe odstąpienie od umowy zawartej na odległość
• Ustawa o KSeF, Dz.U. 2023 poz. 1598 — obowiązek elektronicznych faktur od 1.04.2026 dla B2B

Najczęstsze pytania