Приём на работу первого сотрудника — полный чек-лист 2026

Решения перед наймом

1. Выбор формы договора — umowa o pracę (трудовой договор), zlecenie (договор поручения) или dzieło (договор подряда). Каждый имеет разные налоговые и страховые последствия
2. Заработная плата — минимальная (4 806 zł брутто в 2026 г.) или выше
3. Объём занятости — полная ставка, ½, ¼ или договор zlecenie с конкретным количеством часов
4. Должность и обязанности — чётко описанные в договоре и, при необходимости, в должностной инструкции

Процедура шаг за шагом

1. Сотрудник предоставляет документы: удостоверение личности / PESEL (личный идентификационный номер), NIP (налоговый номер), свидетельство о работе с предыдущего места, документы об образовании (если требуется)
2. Медицинский осмотр — работодатель направляет на предварительный осмотр (~80–150 zł)
3. Вводный инструктаж по охране труда (BHP) — 8 часов (~200–400 zł у внешнего специалиста)
4. Подписание договора — не позднее дня начала работы
5. Регистрация в ZUS — формуляр ZUS ZUA через программу Płatnik или PUE ZUS (электронный портал ZUS), в течение 7 дней с начала работы
6. Заведение личного дела — папка из 4 частей (A, B, C, D) согласно соответствующему постановлению
7. Заведение карточки вознаграждений — учёт рабочего времени, отпусков, выплат
8. Первая расчётная ведомость — начисление заработной платы, взносов ZUS, PIT (подоходный налог), RMUA (ежемесячная информация для работника о взносах)

Расходы работодателя в 2026 году

При минимальной зарплате 4 806 zł брутто:

• Заработная плата брутто: 4 806 zł
• Взносы ZUS работодателя (16,73% от зарплаты): ≈804 zł
• Взнос FP/FGŚP (фонд труда / гарантийный фонд, ~2,55%): ≈123 zł
• Общая стоимость для работодателя: ≈5 733 zł

Работник получает на руки ≈3 606 zł (после PIT 12% и взносов ZUS работника 13,71%).

Для сравнения: стоимость для работодателя = 119% от брутто, сумма нетто работника = 75% от брутто.

Ежемесячные обязанности после найма

• Расчётная ведомость — начисление заработной платы каждый месяц
• RMUA для работника — передаётся вместе с выплатой
• DRA + JPK_KR (декларации в ZUS) — до 15-го или 20-го числа следующего месяца
• Аванс PIT в налоговую — до 20-го числа следующего месяца (PIT-4)
• Учёт рабочего времени — ежедневный, вносится в личное дело
• Отпуска, больничные, премии — фиксируются в карточке вознаграждений

Годовые обязанности

• PIT-11 для работника — до конца февраля следующего года
• PIT-4R в налоговую — сводная информация об авансовых платежах
• PIT-8AR — если были договоры zlecenie / dzieło
• Годовой RMUA — работник получает суммарную информацию за год
• Обновление личного дела — периодический инструктаж BHP каждые 5 лет (для административных сотрудников)

Часто задаваемые вопросы