Einstellung des ersten Mitarbeiters — vollständige Checkliste 2026

Entscheidungen vor der Einstellung

1. Wahl der Vertragsform — Arbeitsvertrag (umowa o pracę), Auftragsvertrag (umowa zlecenie) oder Werkvertrag (umowa o dzieło). Jede Form hat unterschiedliche steuerliche und ZUS-rechtliche Konsequenzen
2. Vergütung — Mindestlohn (4 806 zł brutto im Jahr 2026) oder höher
3. Arbeitsumfang — Vollzeit, ½, ¼ oder Auftragsvertrag mit festgelegter Stundenzahl
4. Position und Aufgaben — klar im Vertrag und ggf. in einer Stellenbeschreibung definiert

Ablauf Schritt für Schritt

1. Der Mitarbeiter reicht Unterlagen ein: Personalausweis/PESEL (persönliche Identifikationsnummer), NIP (Steueridentifikationsnummer), Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber, Schulzeugnisse (falls erforderlich)
2. Arbeitsmedizinische Untersuchung — der Arbeitgeber überweist zur Erstuntersuchung (~80–150 zł)
3. Arbeitsschutzunterweisung (BHP) — 8 Stunden (~200–400 zł bei einem externen Anbieter)
4. Vertragsunterzeichnung — spätestens am Tag des Arbeitsbeginns
5. Anmeldung bei ZUS — Formular ZUS ZUA über das Programm Płatnik oder PUE ZUS (elektronisches ZUS-Portal), innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsbeginn
6. Anlegen der Personalakte — Ordner mit 4 Teilen (A, B, C, D) gemäß der geltenden Verordnung
7. Anlegen der Lohnkarte — Erfassung von Arbeitszeit, Urlaub und Vergütung
8. Erste Lohnabrechnung — Berechnung von Gehalt, ZUS-Beiträgen, PIT (Einkommensteuer) und RMUA (monatliche Beitragsübersicht für den Mitarbeiter)

Arbeitgeberkosten 2026

Beim Mindestgehalt von 4 806 zł brutto:

• Bruttogehalt: 4 806 zł
• ZUS-Arbeitgeberanteil (16,73 % des Gehalts): ≈804 zł
• Beitrag FP/FGŚP (Arbeitsfonds/Fonds für garantierte Arbeitnehmerleistungen, ~2,55 %): ≈123 zł
• Gesamtkosten Arbeitgeber: ≈5 733 zł

Der Mitarbeiter erhält netto ca. 3 511 zł (nach PIT 12 % und ZUS-Arbeitnehmeranteil 13,71 %).

Zum Vergleich: Die Arbeitgeberkosten betragen 119 % des Bruttogehalts, der Nettobetrag des Mitarbeiters liegt bei 75 % des Bruttogehalts.

Monatliche Pflichten nach der Einstellung

• Lohnabrechnung — monatliche Gehaltsberechnung
• RMUA für den Mitarbeiter — zusammen mit der Gehaltszahlung auszuhändigen
• DRA + JPK_KR an ZUS — bis zum 15. oder 20. des Folgemonats
• PIT-Vorauszahlung ans Finanzamt — bis zum 20. des Folgemonats (PIT-4)
• Arbeitszeiterfassung — täglich, zur Personalakte
• Urlaub, Krankmeldungen, Prämien — Eintrag in der Lohnkarte

Jährliche Pflichten

• PIT-11 für den Mitarbeiter — bis Ende Februar des Folgejahres
• PIT-4R ans Finanzamt — zusammenfassende Information über die geleisteten Vorauszahlungen
• PIT-8AR — falls Auftrags- oder Werkverträge bestanden
• Jährliche RMUA — der Mitarbeiter erhält eine zusammengefasste Übersicht
• Aktualisierung der Personalakte — periodische Arbeitsschutzschulungen alle 5 Jahre (Verwaltungstätigkeiten)

Häufig gestellte Fragen