Onlineshop in Polen 2026 — VAT, Steuern und rechtliche Pflichten

Wahl der Unternehmensform

Ein Onlineshop ist eine gewerbliche Tätigkeit — eine Registrierung ist erforderlich:

• JDG (Einzelunternehmen) — die einfachste Form, für Einsteiger, KPiR (Steuerbuch der Einnahmen und Ausgaben) oder Ryczałt (Pauschalsteuer) 3 %
• Sp. z o.o. (polnische GmbH) — für größere Unternehmen, Haftungsschutz, CIT 9 %/19 %
• Nicht registrierte Tätigkeit — nur bei einem Umsatz unter 7 200 PLN/Jahr (Kleinstaktivität)

Die meisten mittelgroßen Shops werden als JDG mit KPiR geführt, größere (über 500 000 PLN Umsatz) als Sp. z o.o.

VAT im Onlineshop

VAT-Befreiung bis 240 000 PLN Jahresumsatz — gut für den Start, aber:

• Sie können keine VAT aus Einkäufen abziehen
• Sie stellen keine VAT-Rechnungen aus (nur einfache Kassenbelege / Rechnungen ohne VAT)
• B2B-Kunden möchten Sie möglicherweise meiden (kein VAT-Abzug möglich)

Aktiver VAT-Pflichtiger (über 240 000 PLN oder freiwillig):

• VAT 23 % / 8 % / 5 % je nach Produkt
• Vorsteuerabzug aus Einkäufen (Waren, Kraftstoff, Abonnements)
• JPK_V7M (einheitliche Steuerdatei) monatlich
• OSS (One-Stop-Shop) für EU-Verkäufe (ab 10 000 EUR)

Online-Registrierkasse (E-Commerce-Shop)

Seit 2024 müssen E-Commerce-Shops eine Online-Registrierkasse führen, wenn:

• sie an Verbraucher verkaufen (B2C)
• der Umsatz 20 000 PLN/Jahr übersteigt (ab 2026 niedrigere Schwelle)

Ausnahmen: ausschließlicher B2B-Verkauf mit Rechnungen, ausschließlicher Verkauf über Plattformen (Allegro, Amazon — diese übernehmen die Fiskalisierung selbst).

Die Online-Registrierkasse ist mit dem CSO-System (Centralne Repozytorium Kas) des Finanzministeriums verbunden — jede Transaktion wird in Echtzeit übermittelt.

AGB und DSGVO

Ein Onlineshop benötigt:

• AGB (Regulamin) — Kaufbedingungen, Widerrufsrecht (14 Tage), Reklamationen, Lieferung
• Datenschutzerklärung — DSGVO Art. 13, Angaben zum Verantwortlichen, Verarbeitungszwecke, Betroffenenrechte
• Cookie-Richtlinie — Einwilligung vor dem Setzen nicht notwendiger Cookies erforderlich
• Hinweis zur außergerichtlichen Streitbeilegung — Link zur ODR-Plattform

Fehlende AGB = automatisches 14-tägiges Widerrufsrecht des Kunden + Bußgelder von UOKiK (Amt für Wettbewerbs- und Verbraucherschutz) bis zu 10 % des Umsatzes.

KSeF und E-Rechnungen 2026

Ab April 2026 ist KSeF (Nationales E-Rechnungssystem) verpflichtend:

• Alle B2B-Rechnungen — über KSeF
• B2C-Rechnungen — Kassenbeleg oder vereinfachte Rechnung (ggf. außerhalb von KSeF möglich)
• Eingangsrechnungen von Lieferanten — werden über KSeF empfangen
• Shops müssen eine API-Integration mit KSeF haben

Die meisten E-Commerce-Plattformen (Shopify, WooCommerce, PrestaShop) bieten Plugins für KSeF an — prüfen Sie die Kompatibilität.

Häufig gestellte Fragen