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Homeoffice — KUP, Kostenerstattung und Arbeitgeberpflichten 2026

2. Mai 2026 ~7 Min. Lesezeit

Seit 2023 ist die Arbeit im Homeoffice in Polen gesetzlich geregelt. Der Arbeitgeber hat konkrete Pflichten — unter anderem muss er dem Arbeitnehmer die Kosten für Internet, Strom und Arbeitsmittel erstatten. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Kostenerstattung (ekwiwalent). Wir zeigen, wie das Ganze steuerlich abgerechnet wird und was es beide Seiten im Jahr 2026 kostet.

Artikelillustration — Personal und Gehalt 2026

Was bedeutet Homeoffice im rechtlichen Sinne

Homeoffice (seit dem 7. April 2023) ist eine Arbeitsleistung an einem vom Arbeitnehmer angegebenen und mit dem Arbeitgeber vereinbarten Ort — in der Regel zu Hause. Formen:

  • Dauerhaft — im Arbeitsvertrag ist Homeoffice als reguläre Arbeitsform festgelegt
  • Gelegentlich — bis zu 24 Tage pro Jahr, ohne zusätzliche Pflichten
  • Hybrid — eine Mischung aus Büro- und Heimarbeit

Pflichten des Arbeitgebers

  1. Kostenerstattung für Medien (Internet, Strom) und Arbeitsmaterialien
  2. Bereitstellung von Arbeitsmitteln oder Kostenerstattung, wenn der Arbeitnehmer eigene Geräte nutzt
  3. Arbeitsschutz (BHP) — Schulung, Gefährdungsbeurteilung, Versicherung
  4. Homeoffice-Regelung — ein schriftliches Dokument mit Verfahrensvorschriften
  5. Kommunikation — Tools (Slack, Teams etc.) auf Kosten des Arbeitgebers

Bei Nichterfüllung drohen Maßnahmen der PIP (Państwowa Inspekcja Pracy — polnische Arbeitsinspektion) und Schadensersatzforderungen.

Wie hoch ist die Kostenerstattung

Die Höhe der Kostenerstattung (ekwiwalent) ist gesetzlich nicht fest vorgeschrieben — die Parteien vereinbaren sie im Vertrag. Praxis und Rechtsprechung:

  • Internet: 50–150 PLN/Monat (proportional zum Verhältnis dienstliche/private Nutzung)
  • Strom: 50–100 PLN/Monat (Arbeitsstunden × Leistung des Computers × kWh-Preis)
  • Arbeitsmittel (wenn der Arbeitnehmer seinen eigenen Laptop nutzt): 100–300 PLN/Monat oder einmalig 1.500–3.000 PLN als Abschreibung
  • Gesamte Erstattung: typischerweise 200–500 PLN/Monat

Steuerliche Behandlung — KUP und PIT

Für den Arbeitgeber: Die Kostenerstattung ist in voller Höhe als KUP (koszty uzyskania przychodu — steuerlich absetzbare Betriebsausgaben) anrechenbar, sofern sie im Vertrag bzw. in der Homeoffice-Regelung dokumentiert ist. Keine VAT (Zahlung an den Arbeitnehmer).

Für den Arbeitnehmer: Die Kostenerstattung gilt nicht als Einkommen, wenn sie die tatsächlichen Kosten der Heimarbeit abdeckt. Sie ist frei von PIT (polnische Einkommensteuer) und ZUS (Sozialversicherungsbeiträge).

Damit die Erstattung steuerfrei bleibt:

  • Sie muss im Arbeitsvertrag oder in der Homeoffice-Regelung festgehalten sein
  • Die Höhe muss angemessen und nicht überzogen sein
  • Der Arbeitnehmer muss nicht jede einzelne Rechnung vorlegen, es muss jedoch eine Begründung vorliegen

Eine überhöhte Erstattung (z. B. 2.000 PLN/Monat bei 4 Stunden täglicher Arbeit) kann vom Finanzamt (US — Urząd Skarbowy) als verdecktes Einkommen eingestuft werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann der Arbeitnehmer Homeoffice ablehnen?
Ja, der Arbeitnehmer muss der Heimarbeit nicht zustimmen. Der Arbeitgeber kann sie nicht erzwingen, es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht dies bereits vor.
Wie verhält es sich mit ZUS bei der Kostenerstattung?
Wenn die Erstattung tatsächlich die Kosten der Heimarbeit abdeckt, ist sie ZUS-frei. Wird sie hingegen als zusätzliche Vergütung behandelt, fallen die vollen ZUS-Arbeitnehmerbeiträge an.
Kann ich aus dem Ausland im Homeoffice arbeiten?
Grundsätzlich ja, allerdings wird es dann komplizierter: Nach 183 Tagen außerhalb Polens werden Sie steuerlich im anderen Land ansässig. Der Arbeitgeber kann zudem eine Genehmigung verlangen.

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