Steuerprüfung — wie Sie sich vorbereiten und was Ihr Unternehmen wissen muss

Wie eine Steuerprüfung beginnt

Eine Steuerprüfung beginnt mit einer schriftlichen Ankündigung, die mindestens 7 Tage vor dem geplanten Beginn zugestellt wird (mit Ausnahmen: Prüfungen zur Verbrauchsteuer, zu Glücksspielen oder in Fällen besonderer Dringlichkeit — dann ohne Vorankündigung).

Die Ankündigung enthält:

• Den zeitlichen Umfang (welche Monate/Jahre)
• Den sachlichen Umfang (VAT, PIT, CIT, Verbrauchsteuer etc.)
• Den Termin des Prüfungsbeginns
• Die Daten der Prüfer

Ihre Rechte als geprüfte Person

• Vertretung durch einen Bevollmächtigten — Sie haben das Recht, sich durch einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Rechtsberater vertreten zu lassen
• Recht auf Information — die Prüfer müssen jedes angeforderte Dokument und den Grund der Anforderung erläutern
• Recht auf Einsicht in die Protokolle — Sie können diese lesen und Einwände erheben
• Recht auf Einspruch — gegen den Prüfungsbescheid haben Sie 14 Tage Zeit für einen Einspruch
• Recht auf Kostenerstattung — stellt die Prüfung keine Rückstände fest, erstattet das Finanzamt die entstandenen Kosten (bis zu einer Obergrenze)

Welche Unterlagen Sie vorbereiten sollten

Standardunterlagen, die Prüfer anfordern können:

• VAT-Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen)
• Bankauszüge
• Verträge mit Geschäftspartnern und Arbeitnehmern
• KPiR (Einnahmen-Ausgaben-Buch) oder Handelsbücher
• Erklärungen JPK_V7M / V7K, PIT-36 / CIT-8
• Steuerliche Dokumentation (Auslegungen, Anträge)
• Personalunterlagen (falls die Prüfung den Bereich Personal/Lohn umfasst)

Tipp: Bereiten Sie alles in elektronischer Form vor (PDF, Excel) — das beschleunigt den Prozess und zeugt von Professionalität.

Wie Sie sich während der Prüfung verhalten sollten

Ja:

• Bewahren Sie Ruhe — eine Prüfung ist kein Urteil
• Antworten Sie sachlich und nur auf die gestellten Fragen
• Notieren Sie alles (wer, wann, was angefordert wurde)
• Übergeben Sie Dokumente nur in Kopie, behalten Sie die Originale
• Besprechen Sie Zweifel mit Ihrem Steuerberater

Nein:

• Spekulieren Sie nicht — fragen Sie nach Details
• Unterschreiben Sie nichts unter Druck (Sie haben 14 Tage für Einwände)
• Löschen Sie keine Dokumente oder Daten aus dem System
• Kontaktieren Sie keine anderen geprüften Personen in derselben Angelegenheit (kann als Behinderung der Prüfung gewertet werden)

Die häufigsten Fehler während einer Steuerprüfung

1. Fehlende Organisation der Unterlagen — Chaos bei den Rechnungen verlängert die Prüfung und lässt Unregelmäßigkeiten vermuten
2. Keinen Berater hinzuziehen — viele Unternehmer versuchen es allein und enden mit Steuerbescheiden
3. Improvisierte Antworten — „Ich erinnere mich nicht" oder „Vermutlich ja" wirken sich nachteilig aus
4. Fehlende Besprechungsprotokolle — alles, was gesagt wird, sollte aktenkundig sein
5. Missachtung von Fristen — das Versäumen der Einspruchsfrist bedeutet Anerkennung des Bescheids

Häufig gestellte Fragen