Firmenschenkungen und Repräsentationskosten — Abrechnung im Jahr 2026

Repräsentation vs. Werbung — der entscheidende Unterschied

Dies ist die wichtigste Unterscheidung im polnischen Steuerrecht:

• Werbung — vollständig als KUP absetzbar. Maßnahmen, die sich an einen unbestimmten Empfängerkreis (potenzielle Kunden) richten. Beispiele: Anzeigen, Druckmaterialien mit Firmenlogo, geringwertige Werbegeschenke mit Logo.
• Repräsentation — KEINE KUP. Ausgaben für konkrete, namentlich bekannte Kunden oder Geschäftspartner (Abendessen, teures Geschenk, Theaterabend). Zweck: Pflege und Stärkung der Beziehung zu bestimmten Personen.

Praxis der Finanzbehörde: Jeder „direkte" Kontakt mit einer konkreten Person = Repräsentation und somit keine KUP.

Geschenke mit Firmenlogo

Ausnahme: Geschenke mit Firmenlogo können als KUP anerkannt werden, jedoch nur wenn:

• Sie einen geringen Wert haben (üblicherweise unter 200 PLN)
• Ein sichtbares Logo vorhanden ist, das tatsächlich das Unternehmen bewirbt
• Sie an einen breiteren Personenkreis verteilt werden (Kunden, Partner, Veranstaltungen)

Teure Geschenke mit Logo (Laptop, Sportgeräte) — KEINE KUP, werden als Repräsentation eingestuft.

Betriebsfeiern und Firmenweihnachtsfeiern

Veranstaltungen für Mitarbeiter:

• Weihnachtsfeier, Frauentag, Teambuilding — KUP, sofern alle Mitarbeiter teilnehmen können (Gleichbehandlung)
• VAT (Mehrwertsteuer) — zu 100 % abzugsfähig, wenn die Rechnungen auf das Unternehmen ausgestellt sind
• Betrag — keine feste Obergrenze, aber angemessen (Prüfungen reagieren z. B. auf 5 000 PLN pro Person)

Veranstaltungen mit Kundenbeteiligung — Grauzone; die Finanzbehörde stuft diese in der Regel als Repräsentation ein.

Schenkungen — wann KUP, wann nicht

Schenkungen vom Unternehmen können in bestimmten Fällen als KUP anerkannt werden:

• Lebensmittelspenden für wohltätige Zwecke — KUP bis zu einem Wert von 1 000 PLN (an gemeinnützige Organisationen mit KRS-Nummer (Krajowy Rejestr Sądowy — polnisches Gerichtsregister))
• Sachspenden zur Krisenbewältigung (z. B. COVID-19 und andere Krisen — ad hoc, gesetzlich geregelt)
• Geldspenden — grundsätzlich KEINE KUP. Natürliche Personen können bis zu 6 % des Einkommens im PIT (polnische Einkommensteuer) als Steuerabzug geltend machen

Formale Voraussetzung: schriftlicher Schenkungsvertrag + Unterlagen des Beschenkten (Bestätigung der gemeinnützigen Organisation).

Weihnachtsprämien und Gutscheine

• Warengutscheine/Dienstleistungsgutscheine für Mitarbeiter (z. B. Prepaid-Karte, Einkaufsgutschein) — vollständig als KUP absetzbar, stellen jedoch Einkommen des Mitarbeiters dar (PIT 12–32 % aus dem Arbeitsverhältnis)
• Geldprämien — KUP, Einkommen des Mitarbeiters (volle PIT- und ZUS-Pflicht (Zakład Ubezpieczeń Społecznych — polnische Sozialversicherungsanstalt))
• Weihnachtspakete — bis 1 000 PLN jährlich pro Mitarbeiter können PIT-frei sein (aus dem ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych — betrieblicher Sozialleistungsfonds) oder aus Betriebsmitteln mit entsprechender Dokumentation)

Häufig gestellte Fragen